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Ce que vous ferez chez nous

  • Contribuer à enrichir l’expérience employée / client en agissant comme personne-ressource à l’accueil de l’entreprise ainsi que pour tout ce qui a trait aux installations du bureau.

Vos talents

  • Être organisé.e et mener plusieurs tâches / dossiers en parallèle. Vous savez toujours où vous en êtes et vous respectez les délais impartis.
  • Avoir le sens des communications et de l’entregent, autant en anglais qu’en français, à l’oral autant qu’à l’écrit
  • Faire montre de patience et d’un excellent sens du service à la clientèle. Vous appréciez offrir du support aux autres et faire l’effort supplémentaire qui fait la différence.
  • Vous retourner sur un 10 sous et faire face aux imprévus. Vous savez vous mettre en mode solutions.
  • Vous impliquer, participer à des principes d’amélioration continue

Vos réalisations et expériences antérieures

  • 4 ans+ d’expérience en coordination d'événements, en hôtellerie ou tout autre domaine connexe dont les compétences sont transférables pour ce poste
  • Un excellent sens de la logistique et de la coordination
  • Excellente capacité à prioriser et demeurer calme lors de situations délicates. Vous avez le sens de la diplomatie.
  • Une capacité démontrée à anticiper les besoins et aller au-devant des autres
  • Maîtrise de la suite Google

Ce que vous brûlez d’envie d’accomplir

  • Être au coeur de l’entreprise en gérant la réception
    • Accueil et orientation des employés / clients, offre d’hospitalité, point de contact de tous les fournisseurs, assister à la réservation de bureaux et salles de réunion, transports, gestion du courrier
    • Gestion d’inventaires pour matériel de bureau, assister le service administratif pour différents besoins, effectuer des courses ponctuelles chez les fournisseurs locaux
    • Organiser des 5@7, réservation de traiteurs, coordination de livraisons
  • Agir en tant que personne ressource pour la maintenance et les opérations des installations
    • Point de contact pour les fournisseurs (plombier, électricien, réparations générales)
    • Point de contact pour l’intendant de l’édifice, coordination avec d’autres locataires de l'édifice au besoin
    • Coordonner les rendez-vous pour l’entretien du véhicule de l’entreprise, les collectes de matériaux à recycler
    • Communiquer et effectuer les suivis auprès des personnes concernées (associés, employés, ressources humaines, administration, etc.) sur les dossiers en commun
  • Agir en tant que personne ressource lors d’événements / projets ponctuels spéciaux (assister le comité social à la planification des activités, se coordonner avec des fournisseurs, agir comme hôte sur place durant ces événements, assister aux achats de marchandises)

Turbulent s’engage à employer une main d’œuvre diversifiée. Les candidats qualifiés seront considérés sans égard à la race, couleur, religion, sexe, origine, âge, orientation sexuelle, identité sexuelle, expression sexuelle ou invalidité.

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What You Will Do

  • Contribute to enhancing the employee / client experience by acting as the primary contact for the company’s front desk as well as for everything related to office facilities.

You Are Savvy In

  • Being organized and carrying out several tasks/projects in parallel. You always know where you stand and you meet the deadlines.
  • Having a good sense of communication and interpersonal skills, both in English and in French, orally as well as in writing
  • Showing patience and an excellent sense of customer service. You enjoy offering support to others and going the extra mile that makes a difference.
  • Flipping over a dime and dealing with the unexpected. You know how to put yourself in solutions mode.
  • Getting involved, participating in the principles of continuous improvement

You have Accomplished

  • 4 years+ of experience in event coordination, hospitality or any other related field whose skills are transferable for this position
  • Excellent sense of logistics and coordination
  • Excellent ability to prioritize and remain calm in difficult situations. You have a good sense of diplomacy.
  • A demonstrated ability to anticipate needs and go ahead of others
  • Mastery of Google suite

You Are Eager To Take On

  • Being at the heart of the company by managing the reception
    • Welcoming and orienting employees/clients, offering hospitality, point of contact for all suppliers, assisting in booking offices and meeting rooms, transport, mail management
    • Inventory management for office equipment, assisting the administrative department for various needs, carrying out occasional shopping with local suppliers
    • Organizing Happy Hours, reservation of caterers, coordination of deliveries
  • Acting as a resource person for the maintenance and operations of the installations
    • Point of contact for suppliers (plumber, electrician, general repairs)
    • Point of contact for the building manager, coordination with other tenants of the building as needed
    • Coordinating appointments for the maintenance of the company vehicle, collection of materials to be recycled
    • Communicating and following up with the people concerned (partners, employees, human resources, administration, etc.) on common projects
  • Acting as a resource person during special one-off events / projects (assisting the social committee in planning activities, coordinating with suppliers, acting as an on-site host during these events, assisting in purchasing merchandise)

Turbulent is committed to employing a diverse workforce. Qualified applicants will receive consideration without regard to ethnicity, colour, religion, sex, national origin, age, sexual orientation, gender identity, gender expression, or disability.